بايگاني موضوعي گنجينه اسرار و حافظه هسته مركزي فعاليتهاي يك
سازمان محسوب مي شود ، همچنين اسناد بايگاني مي توانند بيانگر سير ايجاد و
روند تحولات ساختاري و سازماني و در نتيجه مبناي تحقيقات علمي و قضاوتهاي
تاريخي حال و آينده باشند ، بنابر اين براي بيان ارزش و اهميت بايگاني
بايد به سه نكته توجه شود .
1 ـ ارزش تاريخي اسناد ( بيانگر حقايق و سند قضاوت )
2 ـ اهميت بايگاني ( حلقه اتصال سازمان با گذشته خود و منبع تغذيه سازمان و افراد در رابطه با ماموريتها و… )
3 ـ نقش بايگان ( حفاظت از اسناد بايد به چه كساني سپرده شود )
(( تعاريف و اصطلاحات ))
ـ
بايگاني عبارتست از فن طبقه بندي ، تنظيم و نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك
، بر طبق روش معين ، به نحويكه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف
حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان به آن اسناد دسترسي پيدا كرد .
ـ بايگاني به محلي كه اسناد و مدارك طبق ضوابطي معين در آنجا نگهداري مي شود نيز گفته مي شود .
بايگاني :
تعريف انواع بايگاني از نظر مدت زمان نگهداري اسناد :
بايگاني جاري = محلي است كه اسناد بمدت 2 سال پس از صدور دستور بايگاني
نامه هاي وارده و صدور نامه هاي صادره در آنجا نگهداري مي شود .
قرار دارد ، آن پرونده يا سند در بايگاني جاري باقي خواهد ماند .
2 ـ بايگاني نيمه جاري = محلي است كه پرونده ها و اسناد پس از طي مراحل بايگاني جاري بمدت سه سال در آنجا نگهداري مي شود .
مراجعه به اين گونه پرونده ها معمولاً مستمر نبوده و بنابر مورد و نياز سازمان به آنها رجوع مي شود .
3
ـ بايگاني راكد = محلي است كه پرونده هاي نيمه جاري پس از تفكيك ،
ارزشيابي و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت 25 سال نگهداري مي
شوند .
توضيح :
1 ـ اسناد و پرونده هاي جاري ، نيمه جاري و راكد بايد بطور جداگانه دسته بندي و نگهداري شوند .
2 ـ بايگاني راكد معمولاًدر مراکز سازمان‌ها ايجاد مي شود .
آرشيو :
محلي
است كه اسناد و مدارك با ارزش نظامي ، تاريخي ، حقوقي و … پس از تفكيك ،
ارزشيابي و امحاء اوراق زائد بطور دائمي در آنجا نگهداري مي‌شود.
تعريف انواع بايگاني از نظر شيوه و محل نگهداري اسناد :
الف
ـ سيستم يا نظام متمركز = در اين شيوه كليه امور بايگاني از قبيل طبقه
بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگهداري پرونده ها فقط در بايگاني مركزي
(بايگاني كل) صورت مي‌گيرد و ساير رده ها مجاز به داشتن بايگاني جداگانه و
يا نگهداري پرونده ها نخواهد بود .
ب ـ سيستم نيمه متمركز = در اين
شيوه علاوه بر بايگاني مركزي، اولين سطح از زير مجموعه رده نيز مجاز به
ايجاد بايگاني مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوطه را نگهداري مي نمايند
.
ج ـ سيستم غير متمركز يا پراكنده = در اين شيوه كليه رده ها در سطوح
مختلف داراي بايگاني مستقل بوده و مجاز به نگهداري پرونده ها و اسناد
مربوط به خود نمي باشند .
